Accordo sul trattamento dei dati personali
Articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Allegato alle Condizioni di prova e di servizio PlantNow — Edizione 21/10/2026. L’accettazione è registrata mediante procedura elettronica associata all’account del produttore.
1. Parti e ambito
Il presente accordo integra le Condizioni di prova/servizio di PlantNow. Il produttore che richiede l’attivazione, identificato dai dati aziendali comunicati in registrazione, agisce quale Titolare del trattamento dei dati personali dei propri clienti e referenti commerciali. Denis Nadal, gestore del progetto PlantNow nella fase di pre-lancio, agisce quale Responsabile del trattamento limitatamente alle operazioni svolte per conto del produttore mediante la piattaforma. Per i dati della propria utenza, assistenza e gestione del sito, il gestore PlantNow opera invece come autonomo titolare, come indicato nell’informativa privacy PlantNow.
2. Oggetto, natura, finalità e durata
Il trattamento consiste nella ricezione, registrazione, organizzazione, consultazione, conservazione, elaborazione tecnica, esportazione e cancellazione dei dati relativi alle richieste d’ordine e ai contatti dei clienti del produttore. La finalità è permettere al produttore di pubblicare il proprio catalogo e gestire le richieste commerciali direttamente con i clienti, senza che PlantNow diventi parte delle vendite. Il trattamento dura per l’accesso al servizio e per il successivo periodo di recupero dei dati disciplinato dalle condizioni applicabili, salvo diverse istruzioni legittime e obblighi di legge.
3. Interessati e dati
Interessati: clienti e potenziali clienti professionali del produttore, relativi referenti, agenti e collaboratori indicati dal produttore. Dati: ragione sociale, nominativi, email, numeri di telefono, indirizzi/recapiti eventualmente inseriti, note degli ordini, riferimenti agli acquisti richiesti, prodotti, prezzi, quantità, storico delle richieste e metadati tecnici necessari. Il servizio non è progettato per trattare categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR: il produttore non deve inserirle in note o campi liberi senza averne previamente verificato liceità e necessità.
4. Istruzioni documentate
PlantNow tratta i dati per conto del produttore esclusivamente in base alle istruzioni documentate risultanti dal presente accordo, dalle configurazioni della piattaforma e dalle ulteriori istruzioni lecite inviate a info@plantnow.it. Qualora un’istruzione appaia in violazione della normativa applicabile, PlantNow ne informa il produttore, salvo divieti legali. Non utilizza i dati degli ordini dei produttori per proprie campagne commerciali.
5. Riservatezza e sicurezza
PlantNow limita l’accesso ai dati al personale o ai soggetti autorizzati per attività necessarie e vincolati alla riservatezza. Adotta misure adeguate al rischio ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui controllo degli accessi, credenziali protette, connessioni cifrate HTTPS, separazione logica dei dati tra produttori, controlli applicativi e procedure di backup/ripristino nei limiti del servizio adottato. L’effettiva configurazione e adeguatezza delle misure sono soggette a verifica periodica e aggiornamento.
6. Sub-responsabili
Il produttore autorizza in via generale il ricorso a fornitori necessari per hosting, database, infrastruttura e posta. Alla data di questa edizione, il fornitore individuato è Aruba per hosting e caselle email PlantNow. L’elenco aggiornato dei sub-responsabili, i relativi servizi e l’eventuale localizzazione/trasferimento dei dati devono essere messi a disposizione del produttore; PlantNow comunica le modifiche previste concedendo un termine ragionevole per eventuali obiezioni motivate. PlantNow impone ai sub-responsabili obblighi sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dall’art. 28 GDPR e rimane responsabile dei loro obblighi nei confronti del produttore.
7. Trasferimenti internazionali
Eventuali trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo sono consentiti soltanto secondo istruzioni documentate e in presenza delle condizioni e delle garanzie previste dal Capo V del GDPR. La disponibilità di data center italiani non equivale, da sola, a escludere ogni accesso o trasferimento internazionale da parte di subfornitori.
8. Assistenza, richieste degli interessati e violazioni
Tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, PlantNow presta ragionevole assistenza al produttore per gestire richieste degli interessati, sicurezza, comunicazione delle violazioni dei dati personali e, quando applicabili, valutazioni d’impatto e consultazioni preventive. PlantNow informa il produttore senza ingiustificato ritardo dopo aver avuto conoscenza di una violazione di dati personali che lo riguardi e condivide le informazioni disponibili utili per gli adempimenti del titolare. Per le comunicazioni operative si utilizza info@plantnow.it.
9. Restituzione, sospensione e cancellazione
Alla sospensione per scadenza della prova o dell’abbonamento, i dati dell’account sono mantenuti per un periodo di recupero di 90 giorni. Durante tale periodo il produttore può richiedere a info@plantnow.it la restituzione, mediante un file Excel, degli ordini ancora disponibili, previa verifica dell’identità e dell’autorizzazione del richiedente. Alla cessazione del rapporto di trattamento, il produttore può impartire istruzioni documentate per restituzione o cancellazione dei propri dati personali; in mancanza di diversa istruzione ricevuta entro il periodo concordato, si applica la procedura di cancellazione prevista dalle condizioni, dopo verifica amministrativa. La cancellazione non è automatica allo scadere del novantesimo giorno. Eventuali copie tecniche sono gestite secondo cicli di backup verificati e documentati; restano salvi obblighi legali di conservazione applicabili al soggetto tenuto ad adempierli.
10. Informazioni e verifiche
PlantNow mette a disposizione del produttore le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dall’art. 28 GDPR e consente, con modalità concordate e rispettose della riservatezza e sicurezza degli altri produttori, verifiche documentali e audit effettuati dal produttore o da soggetti da lui incaricati.
11. Documentazione e accettazione
Questo accordo viene sottoposto all’accettazione elettronica del produttore nell’ambito della registrazione o dell’accesso all’area riservata. Il sistema conserva identificativo dell’account, versione e impronta dei documenti accettati, data e ora dell’accettazione e relativo storico. La sola presenza di un collegamento alla pagina non prova l’accettazione.